送迎と記録が一段落した夕方、家族向けのお知らせ文だけが残っている。日程を伝えるだけなら短く書けますが、持ち物のお願いや面会ルールの変更になると、命令調にも他人事にも見えない言葉を探して手が止まります。
AIへ任せればすぐ書けそうに見えます。ただし介護施設の文書には、利用者の名前、心身の状態、ケア内容、家族の連絡先など、外へ出してはいけない情報が隣り合っています。
使う範囲は「家族へ一斉に送る、個人情報を含まない事務連絡」だけです。施設で決定済みの内容をAIへ文章化させ、返ってきた案へ「もっと柔らかく」「お願いの理由を先に」と追加し、最後は職員が施設の言葉へ直します。
一斉連絡なのに、お願いの文面で手が止まる
行事案内、日程変更、持ち物のお願い、面会方法の変更。内容は施設全体に共通でも、書き方には気を使います。強く書けば家族へ負担を押しつけるように見え、曖昧に書けば「結局どうすればよいのか」が伝わりません。
過去の文書を探し、日時や項目を差し替え、語尾を整えるうちに時間が過ぎます。AIに任せたいのは、この白紙から骨組みを作るところです。
対象は一斉連絡だけ。個別文書は扱わない
この記事で扱わない：個別の体調報告、介護記録、ケア内容、申し送り、入退所に関する連絡、個別の苦情・事故対応。
個別文書は、利用者の心身の状態やケア内容そのものを扱います。今回の方法へ混ぜません。また、医療・感染症対応・ケア方針の中身をAIに考えさせません。AIが行うのは、施設が責任を持って決めた内容の文章化だけです。
基本は4段階：指示、返し、直す、施設の言葉
最初のプロンプトで、対象、目的、決定事項、禁止事項を伝えます。AIの返しを読み、命令調、曖昧さ、言い訳に見える部分を短い追加指示で直します。最後に職員が、事実と施設の普段の表現を確認します。
ケース1：定例のお知らせ・日程変更
定例のお知らせは、往復の基本を試しやすい文書です。日時と対象を先に見せ、変更がある場合は「何が変わったか」を一か所へまとめます。次の内容はすべて創作・一般化した例です。
あなたは、介護施設の家族向け一斉連絡文を整える下書き係です。施設で決定済みの行事案内・日程変更を、家族が確認しやすいお知らせ文へ整理してください。 【大前提】 - 利用者名、心身の状態、ケア内容、介護記録、入退所情報を入力・推測しない - 家族の氏名、住所、電話番号、メールアドレスなどの連絡先を入力・推測しない - 個別の利用者・家族に宛てた文章は作らない - 医療、感染症対応、ケア方針、参加可否の判断をAIに考えさせない - 施設が決定していない日時、対応、代替案、約束を補わない - AIの出力は下書きとし、最後は必ず職員が事実を確認して「施設の言葉」に直す 【文書の種類】 - 家族全体への一斉連絡 - 内容：行事の日程変更 【施設で決定済みの内容】 - 行事名：[個人情報を含まない名称] - 変更前：[日付・時間] - 変更後：[日付・時間] - 変更理由：[施設が公開すると決めた一般的な説明／記載しない] - 家族に確認してほしいこと：[1つ] - 問い合わせ方法：[施設で公開済みの窓口／人が後から記入] 【返信ではなく、お知らせ文としての目的】 - 変更点を最初に分かりやすく示す - お詫びを重ねすぎず、必要な確認事項を伝える - 決定していない内容は書かない 【出力形式】 1. 件名 2. あいさつ 3. 変更前／変更後 4. 確認してほしいこと 5. 問い合わせ先 [職員が記入] 6. 公開前に職員が確認する項目 【文体】 - 落ち着いた敬語 - 1文を短くする - 200〜260字程度 - 「ご理解ください」だけで押し切らない
件名：行事日程変更のお知らせ ご家族の皆さまへ 予定しておりました [行事名] は、日程を変更して実施いたします。 変更前：[日付・時間] 変更後：[日付・時間] ご予定いただいていた皆さまには、ご迷惑をおかけいたします。ご確認のほど、よろしくお願いいたします。 お問い合わせ：[職員が記入]3. 直す追加指示
変更後の日程を最初に見つけやすくしてください。「ご迷惑をおかけします」を重ねず、変更理由は施設が公開すると決めた内容だけを1文で入れてください。最後に、家族がすることを1つだけ明記してください。4. Before / After
Before：変更点を探しにくい文
諸般の事情により行事の日程を変更しますので、ご理解とご協力をお願いいたします。詳細は施設までお問い合わせください。
After：決まったことが先に見える文
件名：[行事名] 日程変更のお知らせ [行事名] は、[変更後の日付・時間] に実施いたします。 変更前：[変更前の日付・時間] 変更後：[変更後の日付・時間] [施設が公開すると決めた変更理由] のため、日程を変更いたしました。お手数ですが、変更後の日程をご確認ください。 お問い合わせ：[職員が確認して記入]
ケース2：気を使うお願い・面会ルール変更
最も慎重に扱う場面です。施設都合を「守ってください」で終えると命令調に見えます。一方で、理由を長く並べると、言い訳や責任回避に見えることがあります。
先に、施設で決定済みの内容を整理します。お願いの理由、開始日、家族にしてほしいこと、問い合わせ先。この4つが決まっていなければ、AIに文章を作らせる前に施設内で確認します。
あなたは、介護施設の家族向け一斉連絡文を整える下書き係です。施設で決定済みの「持ち物のお願い」または「面会ルール変更」を、命令調にも他人事にもならない文章へ整理してください。 【大前提】 - 利用者名、心身の状態、ケア内容、介護記録、入退所情報を入力・推測しない - 家族の氏名、住所、電話番号、メールアドレスなどの連絡先を入力・推測しない - 個別の利用者・家族に宛てた文章は作らない - 医療、感染症対応、ケア方針、面会可否の基準をAIに考えさせない - 施設が決定していないルール、例外、期限、効果、安全性、代替案を補わない - AIの出力は下書きとし、最後は必ず職員が事実を確認して「施設の言葉」に直す 【文書の種類】 - [持ち物のお願い／面会ルール変更] 【施設で決定済みの内容】 - 対象：[全家族など個人を特定しない表現] - お願い・変更すること：[1〜3項目] - 開始日・期限：[決定済みの日時] - 公開する理由：[施設が家族へ伝えると決めた一般的な説明] - 例外：[決定済みなら記入／なければ「記載しない」] - 問い合わせ方法：[公開済みの窓口／職員が後から記入] 【目的】 - 理由→決まったこと→家族にお願いすること、の順で伝える - 家族へ責任を押しつける表現を避ける - 未決定の対応や効果を約束しない 【出力形式】 1. 件名 2. 日頃の協力へのお礼 3. お願い・変更の理由 4. 決定事項（箇条書き） 5. 家族にお願いする行動 6. 問い合わせ先 [職員が記入] 7. 職員の公開前チェック 【文体】 - 柔らかいが曖昧にしない - 250〜350字程度 - 「必ず」「一律」「ご理解ください」を連続させない - 家族の事情を推測しない
件名：面会方法変更のお願い ご家族の皆さまには、日頃より施設運営にご理解とご協力をいただき、ありがとうございます。 [開始日] より、面会方法を次のとおり変更いたします。 - [決定済みの面会方法] - [決定済みの受付方法] - [決定済みの時間] 皆さまにはご不便をおかけしますが、ご理解とご協力をお願いいたします。 お問い合わせ：[職員が記入]3-A. 1往復目の追加指示
「ご理解とご協力」を2回使わないでください。施設で決定済みの変更理由を、お願いより先に短く置いてください。面会の安全性や効果は断定せず、決まった手順だけを書いてください。3-B. 2往復目の追加指示
命令調を避けつつ、開始日と家族にしてほしいことは曖昧にしないでください。「ご不便をおかけします」で終わらず、職員が施設の考えを1文加える空欄を残してください。例外は入力にないため作らないでください。4. Before / After
Before：命令と施設都合だけが残る文
面会ルールを変更します。今後は新しいルールを必ず守ってください。施設運営上必要ですので、ご理解とご協力をお願いいたします。
After：理由とお願いを分けた文
件名：面会方法変更のお知らせ ご家族の皆さまには、日頃よりご協力をいただき、ありがとうございます。 [施設が公開すると決めた理由] のため、[開始日] から面会方法を変更いたします。 変更後の方法 - [決定済みの受付方法] - [決定済みの面会時間] - [家族にお願いすること] お手数をおかけしますが、ご来所前に内容をご確認ください。 [職員が確認して追記：施設として大切にしたい短い一文] お問い合わせ：[正式な窓口]
持ち物のお願いも、同じ順番で直す
持ち物には必ず記名し、期限までに持参してください。紛失防止のため、ご協力をお願いします。
持ち物の確認をしやすくするため、[対象となる持ち物] へ [施設で決定済みの記載方法] をお願いいたします。お手数ですが、[期限] までにご準備ください。[職員が追記：施設からのお礼や補足]
紛失を防げる、安全になるなどの効果はAIに断定させません。施設が決めたお願いと理由だけを伝えます。
ケース3：よく使う文書を「3空欄の型」にする
一度往復して施設の文体が整ったら、完成文ではなく3つの空欄を残した型として保存します。空欄は「あいさつ」「決まったこと」「施設からの一言」です。
あなたは、介護施設の家族向け一斉連絡文を整える下書き係です。次の3空欄だけを職員が差し替えて使える共通テンプレートを作ってください。 【大前提】 - 利用者名、心身の状態、ケア内容、介護記録、入退所情報を入力・推測しない - 家族の氏名、住所、電話番号、メールアドレスなどの連絡先を入力・推測しない - 個別の利用者・家族に宛てた文章は作らない - 医療、感染症対応、ケア方針の内容をAIに考えさせない - 施設が決定していない内容、例外、効果、約束を補わない - AIの出力は下書きとし、最後は必ず職員が事実を確認して「施設の言葉」に直す 【3つの空欄】 1. [あいさつ：職員が記入] 2. [決まったこと：日時・対象・お願いを職員が記入] 3. [施設からの一言：職員が記入] 【形式】 - 件名 - あいさつ - 決まったことを3行以内 - 施設からの一言 - 問い合わせ先 [職員が記入] - 公開前チェック
件名：[お知らせの件名] [あいさつ：職員が記入] [決まったこと：日時・対象・お願いを職員が記入] [施設からの一言：職員が記入] お問い合わせ：[職員が記入]3. 直す追加指示
空欄以外の決まり文句を増やさず、どの一斉連絡にも使える短い型にしてください。個別利用者の情報を書く欄は作らないでください。公開前チェックに「決定済みか」「個人情報がないか」「職員が読んだか」を入れてください。4. Before / After
ご家族の皆さまへ。お知らせがありますので、ご確認とご協力をお願いいたします。
件名：[何のお知らせか] [あいさつ] [施設で決定済みの内容] [施設からの一言] お問い合わせ：[正式な窓口]
保存するのは個別情報入りの完成文ではなく、空欄と確認欄だけです。
安全に使うための4つの境界
個別文書に使わない：体調報告、介護記録、申し送り、個別の事故・苦情対応は、この方法の対象外です。
判断させない：医療、感染症対応、ケア方針、面会可否の基準などをAIに考えさせません。施設が決定済みの内容だけを文章化します。
任せきらない：AIの出力は必ず職員が確認し、事実、温度、施設の普段の言葉へ直します。
AIは事務文書の下書き係です。利用者と家族に向き合い、事情を受け止め、責任を持って言葉を出すのは人です。書類を減らすこと自体ではなく、向き合う時間と言葉の温度を守るために使います。
まとめ：今日1枚を、施設の言葉へ仕上げる
家族向けのお知らせ文でAIを使う時は、完成品を一発で求めません。施設で決定済みの内容だけを渡し、返ってきた下書きへ「理由を先に」「もっと柔らかく」「してほしいことを明確に」と追加します。
利用者の名前や状態は入れない。個別文書には使わない。医療・ケアの中身は考えさせない。最後は必ず職員が確認する。この順番を守ります。
まずはケース1のプロンプトを使い、個人情報を含まない行事案内を1枚だけ作ってみてください。施設からの最後の一文は、職員が書きます。
