月末の事務所。ホワイトボードの予定表と、休み希望のメモと、LINEの画面を見比べながら、当直表のマスを埋めては消していました。気づけば23時。明日の準備も残っているのに、シフト表はまだ半分も埋まっていません。
先に結論です。シフト表づくりは「白紙から悩む3時間」から「AIのたたき台を赤ペンで直す30分」に変えられます。勤怠システムを入れる必要はありません。いつものExcelや紙のまま、今日から試せます。
休み希望は、紙とLINEと口頭でバラバラに届く
私は斎場の当直表を作っています。毎月のゆううつの正体は、ほどいてみると3つでした。
1つめ、希望の届き方が揃っていない。メモで置いていく人、LINEで送ってくる人、すれ違いざまに口頭で言う人。まず情報を集めて揃えるだけでひと仕事です。2つめ、頭の中の条件が多い。「当直は連続させない」「回数は公平に」「あの二人は組ませる」。書かれていないルールを、自分の頭だけで同時に守ろうとする。3つめ、その結果としての書いては消すの繰り返し。1か所直すと別の場所が崩れて、時間が溶けていきます。
発想の転換——AIに完成品ではなく「たたき台」を作らせる
最初に言い切っておきます。シフトのAIへの丸投げは無理です。シフトは人間関係と個々の事情の塊で、そこの判断はAIにできません。
ただし、ゆううつの正体のうち2つ——「バラバラな希望の一覧化」と「条件どおりの下書き」は、AIの得意分野そのものです。つまり任せるのは完成品ではなく、たたき台まで。仕上げの赤ペンと決定は人。この分担にした途端、月末の夜が変わりました。
実例——休み希望のメモが表になるまでの往復
実際のやり取りを再現します。まず、集まった希望をそのまま箇条書きにして渡します（名前はA・B・Cに置き換えます。理由は後述）。
スタッフから届いた休み希望（下に貼り付け）を、名前・日付・内容の3列の一覧表に整理してください。同じ人の重複や、日付の矛盾があれば指摘してください。名前はA・B・Cなどの記号にしてあります。 ・Aさん 15日終日不可、22日は午後のみ可 ・B 20〜22日 旅行で不可 ・Cさん「第3週どこかで連休ほしい」と口頭 …
数十秒で3列の表になり、「Aさんの22日が2回出てきて内容が違います」のような矛盾も指摘してくれます。この時点で、集めて揃えるひと仕事が消えました。
次に、条件を渡してたたき台です。正直に書くと、私の1回目は失敗でした。返ってきた表は、Aさんに当直が4回、Fさんは0回。使いものになりません。ただ、原因はAIではなく私の指示にありました。「当直は連続させない」「回数は均等に」という頭の中の条件を、書いていなかったのです。
作り直しはさせません。条件を2行足して返すだけです。
次の条件で○月の勤務シフト表のたたき台を作ってください。 スタッフはA〜Fの6人、1日あたり日勤3人・当直1人。 当直は2日連続させない。当直回数はなるべく均等に。 各自の休み希望は下の一覧の通り。 条件を満たせない日は空欄にして「要調整」と書いてください。
2回目で形になりました。えらいのは、無理な日を無理に埋めず「要調整」と正直に返してくるところです。その空欄こそ、人が判断すべき場所を教えてくれています。この「不満を一言にして返す」直し方は「AIの答えが「いまいち」な時に返す言葉10選」でまとめています。
AIに任せること、人が守ること【勤務シフトの線引き】
シフトは人の生活に直結する文書です。線引きは、他のどの文書より慎重に引いています。
休み希望の理由を入れない：通院や家庭の事情の中身は書きません。「終日不可」「午後のみ可」など、勤務に必要な事実だけにします。
法令とルールの確認は人：労働時間・連勤・休憩の点検をAIに任せません。たたき台の正しさは人が点検します。
決定と伝達は人：AIのたたき台をそのまま掲示・配布しません。完成の判断と本人への伝え方は人の仕事です。
記号の向こうには、それぞれの生活を持った人がいます。だからこそ、AIに渡すのは記号と事実だけ。配慮は人の側に残します。
コピペで使える完成プロンプト3ケース
①②は上で紹介したものの完成形、③は急な欠員のときの入れ替え案です。
① 休み希望メモの一覧化
スタッフから届いた休み希望（下に貼り付け）を、名前・日付・内容の3列の一覧表に整理してください。 同じ人の重複や、日付の矛盾があれば指摘してください。名前はA・B・Cなどの記号にしてあります。 （この下に希望のメモを貼る）
② 条件付きシフトたたき台
次の条件で〔○月〕の勤務シフト表のたたき台を作ってください。 スタッフは〔A〜Fの6人〕、1日あたり〔日勤3人・当直1人〕。 〔当直は2日連続させない。当直回数はなるべく均等に。〕 各自の休み希望は下の一覧の通り。 条件を満たせない日は空欄にして「要調整」と書いてください。 （この下に①で作った一覧を貼る）
③ 急な欠員の入れ替え案
このシフト表（下に貼り付け）で、Aさんが〔○日〕に急に休む場合の入れ替え案を3つ出してください。 「当直の連続禁止」と「月の当直回数の偏りを増やさない」を守り、それぞれの案の影響（誰の負担が増えるか）も一言添えてください。 （この下にシフト表を貼る）
来月の25日を変える一歩は、2つだけです。
②たたき台は6割の出来で良しとする：残り4割は人の目で仕上げる、と最初から決めておく。完璧なたたき台を求めると往復が増えるだけです。
急なシフト変更のお願い文は「急なシフト変更、頼みづらい」、スタッフへの連絡は「スタッフへの連絡文をAIと書く」、手順書づくりは「手順書・マニュアルをAIと作る」、指示の基本は「AIへの指示を背景・ゴール・形式・制約の4要素で作る方法」へ。
※文書ごとの完成セットが欲しい方へ、業種別「AIコピペ集」（有料note・第1弾は飲食店の口コミ返信）もあります。
