お盆休みのお知らせ、いつ・どう伝える？｜貼り紙とメール文をAIと作る【夏季休業の案内】

7月も半ばになると、取引先から「お盆はどういう体制ですか」と聞かれ始めます。私の勤め先は葬儀社なので、お盆こそ現場は動くのですが、事務所の受付時間や各種の受注など「お盆期間の体制のお知らせ」は毎年書きます。そして毎年、書き出すまでが一番おっくうです。

先に結論です。お盆休みのお知らせに書くことは4つだけ。知らせるのは遅くとも2週間前から、貼り紙とメール・LINEの「2枚看板」で。下書きはAIに任せれば10分で形になります。この記事の文例をそのまま使ってください。

お知らせに書くのは4つだけ

休業案内は、あれこれ書くほど読まれなくなります。お客様が知りたいのは次の4つです。

1つめ、休みの期間。「8月13日（木）〜16日（日）」のように日付と曜日で書きます。2つめ、最終受付。休み前の注文・予約・問い合わせはいつまで通常対応か——実はここが一番聞かれます。3つめ、緊急連絡。急ぎの窓口があるなら、その案内だけ。4つめ、再開日。「17日（月）から通常営業」と書いておくと、休み明けの問い合わせが目に見えて減ります。

よくある貼り紙のBefore/After

ありがちな貼り紙は、こうなっています。

お客様各位
平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
誠に勝手ながら、下記の期間を夏季休業とさせていただきます。
なにとぞご理解賜りますようお願い申し上げます。
記　8月13日〜8月16日

丁寧ですが、一番大事な日付が最後の1行に埋もれ、最終受付も再開日もありません。これを4項目の型で直すと、こうなります。

【お盆休みのお知らせ】
■お休み：8月13日（木）〜16日（日）
■休み前のご注文：8月11日（火）17時まで通常どおり承ります
■8月17日（月）朝9時から通常営業いたします
期間中はご不便をおかけしますが、どうぞよいお盆をお過ごしください。

あいさつ文を削った分、遠目でも日付が読めます。貼り紙は文書ではなく看板だと考えると、思い切って削れます。

いつ・どこで知らせるか——「直前に1回」では届かない

前日にレジ横へ貼り紙を1枚、では常連さんにも取引先にも届きません。うちで回している段取りはこうです。

2週間前に貼り紙を出し、WebサイトやGoogleの営業時間情報も直します。1週間前にメール・LINEでお客様と取引先にひと声。休みの直前に最終受付の再案内をひとこと。休み明けに「本日から通常営業です」を一言。これで一巡です。貼り紙は来店客に、メールは常連と取引先に届く。片方だけでは穴が空きます。

AIとの作り方——要点を渡して、型に整えてもらう

文章をゼロから書く必要はありません。4つの要点を箇条書きで渡して、体裁はAIに整えてもらいます。

お盆休みのお知らせの貼り紙の文面を作ってください。
・休業期間：8月13日（木）〜16日（日）
・最終受付：ご注文は8月11日（火）17時まで通常対応
・急ぎの場合：店頭の掲示のとおり（電話番号は入れない）
・再開：8月17日（月）朝9時から通常営業
条件：A4縦1枚・ひと目で分かる・固すぎない丁寧さ・お客様への感謝を一言入れる。

返ってきた下書きに、うちの言葉づかいへ直す赤ペンを入れて完成です。同じ内容のメール版・LINE配信版への言い換えもAIの得意技で、「上の内容をメール用に、件名つきで」と返すだけで媒体別の文面が揃います。言い回しの直し方は「AIの答えが「いまいち」な時に返す言葉10選」をどうぞ。

AIに任せること、人が守ること【休業案内の線引き】

そのまま使える完成プロンプト3ケース

① 貼り紙（店頭掲示）

お盆休みのお知らせの貼り紙の文面を作ってください。
・休業期間：〔8月13日（木）〜16日（日）〕
・最終受付：〔ご注文は8月11日（火）17時まで〕
・急ぎの場合：〔案内があれば〕
・再開：〔8月17日（月）朝9時から通常営業〕
条件：A4縦1枚・ひと目で分かる・固すぎない丁寧さ・お客様への感謝を一言。

② メール・LINE配信版

上の貼り紙と同じ内容を、①お客様向けメール（件名つき・300字以内）②LINE配信（150字以内・絵文字なし）の2通りに書き換えてください。
どちらも、最終受付の日時が一番目立つようにしてください。

③ 休み明けの一言

休み明けに掲示する「本日から通常営業」のお知らせを100字以内で作ってください。
休み中にいただいた連絡には順にお返事している旨を一言添えてください。

今日やることは2つだけです。